Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ
HOTLINE: 0911 287 898
Trong bất kì doanh nghiệp nào, khi tham gia hoạt động kinh doanh thì không thể thiếu một hệ thống tổng đài điện thoại để liên lạc với khách hàng, đối tác và các nhân viên trong nội bộ công ty.Vậy bạn có biết cấu tạo của hệ thống tổng đài này ra sao không?
1. Cấu tạo của một hệ thống tổng điện thoại:
- Tổng đài điện thoại: bộ trung tâm chuyên xử lý, chuyển mạch tất cả các cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại, tín hiệu số…
- Đường trung kế: đường line bưu điện từ nhà cung cấp mạng điện thoại công cộng
- Máy nhánh: bao gồm tất cả các điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy in, máy fax…
- Hộp cáp: nơi tập trung dây tín hiệu, dùng để đấu nối các thiết bị đầu cuối… nhằm chống sét và phục vụ công tác bảo hành, bảo trì về sau trở nên đơn giản hơn.
Những phụ kiện thêm của hệ thống tổng đài điện thoại bao gồm:
- Bộ nguồn dự phòng: Nguồn dự phòng sẽ kết nối trực tiếp vào tổng đài phòng khi cúp điện, đảm bảo sự hoạt động của tổng đài khi mất điện
- Bàn giám sát DSS: Nhận biết tình trạng của máy nhánh trong hệ thống (gác máy, bận máy, trung kế bận, trung kế rảnh…)
- Hiển thị số gọi đến(CID) có 3 loại :
+ Tổng đài tích hợp sẵn. Hiển thị trực tiếp trên các điện thoại bàn (có màn hình). Ví dụ: Tổng đài Panasonic KX-TDA100D, Panasonic KX-NS300,Tổng đài IKE
+ Hộp hiển thị số gọi đến nằm độc lập với tổng đài gắn thêm vào. Thường gặp ở tổng đài điện thoại ADSUN
+ Card hiển thị số gọi đến: dành riêng cho các dòng tổng đài không tích hợp sẵn phải nâng cấp riêng ra. Ví dụ: tổng đài điện thoại panasonic KX-TES824
2. Hoạt động của hệ thống tổng đài điện thoại:
- Khi nhận tín hiệu cuộc gọi tác động từ bên ngoài vào (đường trung kế) tổng đài sẽ nhận tín hiệu và xử lý cuộc gọi đó. Có 2 cách lập trình tổng đài như sau:
+ Đổ chuông trực tiếp: sẽ quy định đổ chuông cho máy nhánh trực tiếp nào đó, người trực điện thoại chỉ cần nhấc máy và tiếp chuyện với khách hàng.
+ Chế độ DISA: Tổng đài sẽ tự động phát ra 1 câu chào hướng dẫn khách hàng thực hiện tháo tác ngay trên điện thoại của khách hàng để gặp được bộ phận mà mình mong muốn gặp. Trong vòng 10 giây nếu khách hàng không thao tác thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhánh mà ta đã quy định.
- Mỗi một máy nhánh của tổng đài được quy định bằng 1 số nhất định mà ta lập trình cho nó trên các port (cổng) của tổng đài.
+ Ví dụ ta có: Phòng tiếp tân số 101, Phòng kinh doanh số 102, phòng kỹ thuật số 103….Khi phòng tiếp tân muốn gọi qua phòng kinh doanh ta chỉ việc nhấc máy lên và bấm 102, lúc này tổng đài sẽ phát tín hiệu số từ port 101 qua port 102 và máy nhánh 102 sẽ đổ chuông.
+ Nếu có 1 cuộc gọi thực hiện vào đã kết nối với tổng đài và gặp được tiếp tân, họ yêu cầu gặp 1 bộ phận khác, người tiếp tân đó sẽ làm thao tác bấm phím flash trên điện thoại bàn rồi bấm tiếp số nội bộ cần chuyển. Tổng đài sẽ giữ cuộc gọi ở port đó và chuyển tiếp qua port mà ta ra lệnh chuyển đổi.
- Khả năng bảo mật và quản lý:
+ Tổng đài lập cấp password cho từng máy nhánh. Khi gọi ra ngoài tổng đài yêu cầu nhập Password để được phép gọi ra.
+ Quy định từng trung kế được phép gọi di động, nội thành, liên tỉnh….
3. Sơ đồ kết nối hệ thống tổng đài điện thoại nội bô:
- Trên tổng đài sẽ có rất nhiều cổng ta gọi chung là port.
- Các port để kết nối với các đường line bên ngoài ta gọi là đường trung kế (CO)
- Các port để kết nối các thiết bị bên trong ta gọi là các máy nhánh (EXT)
- Trên tổng đài sẽ có 1 công COM – để kết nối với máy tính quản lý toàn bộ hệ thống.
- Cổng kết nối bình lưu điện.
- Tất cả các thiết bị trong tổng đài được kết nối với nhau bằng dây điện thoại 2P hoặc 4P, thông thường 1 dây có 2 ruột dây mát và dây nóng.
4. Lợi ích của hệ thống tổng đài điện thoại:
- Liên lạc trong nội bộ không tính cươc phí
- Kết nối các cuộc gọi nội bộ và mạng điện thoại cố định
- Tận dụng được tối đa các nguồn lưu lượng bưu điện sẵn có
- Đàm thoại nhiều người,số điện thoại dễ nhớ dễ đọc
- Tích hợp VoIP giữa các chi nhánh công ty để trao đổi miễn phí
- Chuyển cuộc thoại cho người khác ngay cả khi ban đi ra ngoài
- Nên sử dụng 1 số liên lạc điện thoại cố định để giao dịch với khách hàng
- Tự động phát lời chào khi khách hàng gọi đến
- Có thể đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào và trượt theo từng nhóm
- Bảo mật thông tin thoại trong các các công ty
- Chuyển rời vị trí nhanh chóng
- Có thể chặn các cuộc gọi quấy rối cho cả di động chặn theo nhóm theo ngày hay theo cá nhân
Để được tư vấn lắp đặt tổng đài điện thoại, quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất!
Điện thoại: 028 38 10 16 98 - 0911 28 78 98
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ TRƯỜNG THỊNH
Email: truongthinhtelecom@gmail.com
Website: http://www.truongthinhtelecom.com