Cách Sử Dụng Phần Mềm Wise Eye On 39: Hướng Dẫn A-Z Cài Đặt, Kết Nối, Chấm Công Và Xuất Báo Cáo

Phần mềm Wise Eye On 39 là giải pháp chấm công phổ biến tại Việt Nam, hỗ trợ quản trị thời gian làm việc, ca kíp, tính công, tăng ca và xuất báo cáo linh hoạt. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết từ khâu cài đặt, cấu hình, kết nối máy chấm công đến quy trình xử lý dữ liệu, xuất Excel, sao lưu và khắc phục lỗi thường gặp, giúp doanh nghiệp triển khai nhanh, chạy ổn định và tối ưu hiệu quả.

Wise Eye On 39 là gì? Có khác On 39 Plus và V5.1 không?

• Wise Eye On 39: Phiên bản nền tảng, giao diện tiếng Việt, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ chấm công tiêu chuẩn.
• Wise Eye On 39 Plus: Bổ sung tính năng nâng cao, một số báo cáo và tối ưu hiệu năng.
• Wise Eye V5.1: Dòng phần mềm khác, giao diện và cách thao tác có thay đổi so với On 39.

Doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thường dùng Wise Eye On 39 hoặc On 39 Plus; nếu cần tính năng nâng cao (nhiều ca kíp phức tạp, chi nhánh từ xa…) có thể cân nhắc On Server 39 để tự động lấy dữ liệu.

Tính năng nổi bật

• Quản lý nhân viên, phòng ban, vị trí
• Kết nối nhiều máy chấm công vân tay, thẻ, khuôn mặt
• Khai báo ca kíp linh hoạt, ca qua đêm, lịch làm việc theo tuần/tháng
• Quy tắc tính công: đi muộn, về sớm, nghỉ giữa giờ, tăng ca, làm bù
• Xử lý chấm công, bù công, cho phép chỉnh sửa có kiểm soát
• Báo cáo bảng công, đi muộn về sớm, tăng ca, vắng mặt, chi tiết quẹt
• Xuất Excel nhanh, tùy biến mẫu, in ấn tiện lợi
• Phân quyền người dùng, sao lưu/khôi phục dữ liệu
• Hỗ trợ lấy dữ liệu từ xa (On Server 39)

Yêu cầu hệ thống và chuẩn bị trước khi cài

• Hệ điều hành: Windows 7/8/10/11 hoặc Windows Server
• .NET Framework (theo bộ cài yêu cầu)
• SQL Server Express/LocalDB hoặc SQL Server sẵn có
• Quyền Administrator để cài đặt
• Máy chấm công đã thiết lập IP tĩnh, đồng bộ ngày giờ
• Mạng nội bộ ổn định, mở cổng cần thiết (ví dụ: 4370 cho máy chấm công, 1433 cho SQL Server)

Tải và cài đặt Wise Eye On 39

1. Tải bộ cài chính hãng theo phiên bản phù hợp.
2. Chạy bộ cài với quyền Administrator, chọn thư mục cài đặt.
3. Cài SQL Server Express nếu chưa có (hoặc dùng SQL hiện hữu).
4. Hoàn tất và mở phần mềm lần đầu để khởi tạo dữ liệu.

Làm quen giao diện và các module chính

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy thanh menu với các nhóm chức năng: Hệ thống, Danh mục (Phòng ban, Nhân viên), Máy chấm công, Ca làm việc, Chấm công, Báo cáo. Giao diện tiếng Việt, trực quan theo quy trình: khai báo danh mục → kết nối máy → tải dữ liệu → xử lý công → xuất báo cáo.

Giao diện chính phần mềm chấm công Wise Eye On 39 tiếng Việt, các module quản lý nhân sự và báo cáo

Khởi tạo cơ sở dữ liệu (Database)

• Nếu dùng SQL tích hợp/Express: chọn tạo mới CSDL, đặt tên database, tạo user và mật khẩu.
• Nếu dùng SQL có sẵn: nhập thông tin máy chủ (Server Name), phương thức xác thực (Windows/SQL), chọn database.
• Kiểm tra kết nối thành công, lưu cấu hình và khởi tạo dữ liệu mẫu (nếu cần).

Cấu hình cơ sở dữ liệu SQL Server cho Wise Eye On 39 khi khởi tạo mới

Kết nối máy chấm công với phần mềm

• TCP/IP:
  1. Đặt IP tĩnh cho máy chấm công, ghi nhận cổng giao tiếp (thường 4370).
  2. Trong Wise Eye On 39, vào Máy chấm công → Thêm mới → nhập Tên, IP, Port, Mã máy.
  3. Kiểm tra kết nối (Ping, Test).
  4. Đồng bộ thời gian máy với máy tính chủ.
• USB/COM: Cắm cáp, cài driver nếu cần, chọn cổng COM đúng trong phần mềm.
• Lưu ý mạng: cho phép phần mềm qua tường lửa, đảm bảo PC và máy chấm công cùng lớp mạng, tránh trùng IP.

Thêm nhân viên và đồng bộ với máy chấm công

• Tạo mới nhân viên: Mã NV, Họ tên, Phòng ban, Chức vụ, Ngày vào làm, Trạng thái làm việc.
• Gán thẻ/vân tay/khuôn mặt: Thực hiện trực tiếp trên thiết bị, sau đó tải danh sách nhân viên về phần mềm.
• Import Excel: Sử dụng mẫu chuẩn, ánh xạ cột dữ liệu đúng định dạng.
• Đồng bộ: Đẩy danh sách nhân viên từ phần mềm lên máy (nếu thiết bị hỗ trợ).

Màn hình thêm nhân viên mới trên phần mềm chấm công Wise Eye On 39 với các trường thông tin

Khai báo ca làm việc và lịch làm việc

• Tạo ca: giờ vào/ra, thời gian nghỉ giữa ca, cho phép trễ/sớm, làm thêm.
• Ca hành chính, ca kíp (2-3-4 ca), ca linh hoạt, ca qua đêm (qua 0h) cần bật tùy chọn qua ngày.
• Lịch làm việc theo tuần/tháng: phân ca theo phòng ban hoặc từng nhân viên.
• Quy tắc tính công: làm tròn giờ, tính tăng ca tự động/duyệt tay, giới hạn OT, loại trừ quẹt ảo.

Thiết lập ca làm việc và lịch làm việc theo tuần trong Wise Eye On 39

Lấy dữ liệu, xử lý chấm công và đối soát

• Tải dữ liệu chấm công: vào Máy chấm công → Tải dữ liệu theo khoảng thời gian.
• Ghép ca tự động: phần mềm sẽ khớp giờ quẹt với ca đã phân công; kiểm tra các trường hợp vào/ra thiếu.
• Xử lý ngoại lệ: quên quẹt, đi công tác, nghỉ phép, làm thêm; tạo phiếu bổ sung có phê duyệt nếu áp dụng.
• Đối soát theo ngày/tuần/tháng: xem số giờ làm, đi muộn, về sớm, OT, nghỉ.

Xuất báo cáo và in ấn

• Mẫu báo cáo thường dùng: Bảng công tổng hợp, Chi tiết quẹt vào/ra, Báo cáo đi muộn/về sớm, Báo cáo tăng ca, Vắng/Phép.
• Lọc theo phòng ban, nhân viên, khoảng thời gian.
• Xuất Excel: chọn định dạng, tiêu đề, logo, lưu mẫu cho lần sau.
• In trực tiếp từ phần mềm hoặc gửi file cho bộ phận lương.

Xuất báo cáo chấm công từ Wise Eye On 39 ra file Excel phục vụ tính lương

Sao lưu dữ liệu, phân quyền và làm việc từ xa

• Sao lưu: thiết lập lịch backup tự động CSDL theo ngày/tuần, lưu bản sao ra ổ ngoài/NAS/Cloud.
• Phân quyền: tạo tài khoản, nhóm quyền cho HR, Quản lý, Kế toán; ghi nhật ký thao tác.
• Lấy dữ liệu từ xa: dùng Wise Eye On Server 39 để đồng bộ log chấm công về trung tâm qua Internet, phù hợp doanh nghiệp nhiều chi nhánh.

Wise Eye On Server 39 tự động lấy dữ liệu chấm công từ xa qua Internet

Khắc phục lỗi thường gặp

• Không kết nối được máy chấm công: kiểm tra nguồn, IP, cáp mạng, ping, cổng 4370, Firewall/Antivirus, trùng IP, subnet.
• Không tải được dữ liệu: kiểm tra thời gian máy, đồng bộ giờ, thử tải theo dải ngày ngắn hơn, cập nhật firmware thiết bị (nếu cần).
• Lỗi Database: xác thực SQL, quyền user, trạng thái dịch vụ SQL Server, cổng 1433, file log đầy.
• Báo cáo sai ca: xem lại lịch, ca qua đêm, quy tắc ghép ca; cập nhật lại lịch rồi xử lý lại dữ liệu.
• Trùng log/quẹt ảo: bật chống quẹt liên tiếp, lọc khoảng cách tối thiểu giữa 2 lần quẹt.
• Lỗi bản quyền/số đăng ký: kiểm tra phiên bản cài đặt và key hợp lệ.

Sơ đồ khắc phục lỗi kết nối máy chấm công với phần mềm Wise Eye On 39

Câu hỏi thường gặp

• Wise Eye On 39 có dùng với máy Ronald Jack/ZKTeco? Đa số thiết bị cùng chuẩn giao tiếp đều hỗ trợ; nên kiểm tra danh sách tương thích.
• Có hỗ trợ ca qua đêm? Có, bật tùy chọn qua ngày và cấu hình ngưỡng phân ca.
• Nhiều chi nhánh khác mạng nội bộ thì sao? Dùng On Server 39 để lấy dữ liệu từ xa.
• Xuất báo cáo có tùy chỉnh được? Có thể thêm logo, đổi tên cột, lọc phòng ban/nhân viên, xuất Excel.
• Dữ liệu có an toàn không? Hãy thiết lập backup định kỳ, phân quyền chặt và lưu trữ bản sao ngoại vi.
• Nâng cấp lên On 39 Plus có mất dữ liệu? Sao lưu trước khi nâng cấp; dữ liệu được giữ nếu quy trình đúng.

Mẹo tối ưu triển khai

• Đặt IP tĩnh cho máy chấm công, đồng bộ thời gian định kỳ.
• Chuẩn hóa mã nhân viên, phòng ban ngay từ đầu.
• Xây dựng quy định xử lý quên quẹt, làm bù, tăng ca có phê duyệt.
• Phân ca theo phòng ban/lịch tuần để dễ quản trị.
• Lập lịch tự động tải dữ liệu và sao lưu hàng ngày.
• Kiểm tra báo cáo đối chiếu thực tế trong 1–2 chu kỳ lương đầu tiên để tinh chỉnh quy tắc.

Với quy trình trên, doanh nghiệp có thể triển khai và vận hành Wise Eye On 39 trơn tru, đảm bảo dữ liệu chấm công chính xác, báo cáo linh hoạt và sẵn sàng cho công tác tính lương.