Cách Sử Dụng Máy Chấm Công Wise Eye On 39: Hướng Dẫn Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp

Wise Eye On 39 là phần mềm chấm công phổ biến tại Việt Nam, tương thích với đa số máy chấm công vân tay, thẻ từ như Ronald Jack, ZKTeco. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết từ cài đặt, kết nối thiết bị, khai báo ca, trích xuất dữ liệu đến xử lý lỗi thường gặp, giúp bạn triển khai nhanh và vận hành ổn định.

Nội dung trong bài viết

Wise Eye On 39 là gì? Ưu điểm nổi bật

Wise Eye On 39 (và On39 Plus) là phần mềm quản lý chấm công bằng tiếng Việt với các tính năng:

Kết nối đa dạng: IP LAN, USB, COM/RS232.
Quản lý phòng ban, nhân sự, ca, lịch trình công.
Tải dữ liệu chấm công, xử lý đi trễ về sớm, tăng ca, làm đêm.
Xuất báo cáo Excel/PDF linh hoạt theo ca, theo nhân viên, theo ngày.
Phân quyền người dùng, sao lưu dữ liệu, đồng bộ với nhiều thiết bị.

Nhờ khả năng tùy biến cao và giao diện tiếng Việt thân thiện, Wise Eye On 39 phù hợp cho SMB đến doanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh.

Giao diện phần mềm chấm công Wise Eye On 39 tiếng Việt trên Windows

Yêu cầu hệ thống, tải và cài đặt

Hệ điều hành: Windows 7/8/10/11 (khuyến nghị Windows 10/11 64-bit).
Quyền cài đặt: Administrator, tắt tạm thời UAC/antivirus nếu cần.
Cơ sở dữ liệu: SQL Server Express (cài cùng bộ cài hoặc dùng sẵn).
Tải bộ cài Wise Eye On 39/On39 Plus từ nhà cung cấp uy tín.

Các bước cài đặt nhanh:

Giải nén/bật bộ cài, chọn ngôn ngữ tiếng Việt.
Chọn cài mới hoặc cập nhật, đồng ý điều khoản.
Chọn cài kèm SQL Server Express nếu máy chưa có.
Hoàn tất cài đặt, khởi chạy phần mềm lần đầu bằng quyền quản trị.
Đăng ký dùng thử/nhập số đăng ký bản quyền để kích hoạt đầy đủ tính năng.

Khi lần đầu mở phần mềm, hãy kiểm tra kết nối cơ sở dữ liệu (SQL) và đặt chế độ sao lưu tự động để tránh mất dữ liệu.

Cài đặt và cấu hình cơ sở dữ liệu SQL cho WiseEye On39

Kết nối máy chấm công với phần mềm (IP/USB/COM)

Có 3 cách thường dùng:

IP LAN: Phổ biến nhất, nhanh và ổn định. Đặt IP tĩnh cho máy chấm công (ví dụ 192.168.1.201), đảm bảo cùng dải mạng với máy tính chạy phần mềm. Mở port 4370/Port thiết bị nếu cần.
USB: Dùng khi không có mạng LAN, tải file dữ liệu từ USB vào phần mềm.
COM/RS232: Chỉ dùng khi thiết bị cũ, tốc độ chậm.

Quy trình cấu hình IP:

Xem thông tin máy chấm công: IP, Port, Mã máy (Device ID).
Trên Wise Eye On 39, vào Quản lý máy/Thiết bị, Thêm mới: nhập IP, Port, Loại máy, Mã máy.
Nhấn Kiểm tra kết nối. Nếu OK, Lưu.
Cài thời gian hệ thống cho thiết bị để đồng bộ giờ.

Nếu báo lỗi kết nối, kiểm tra: dây mạng, IP xung đột, firewall Windows, quyền phần mềm, ping thiết bị, cổng switch.

Kiểm tra kết nối giữa máy chấm công và phần mềm Wise Eye bằng chế độ thủ công

Thiết lập thông tin công ty, phòng ban, nhân viên

Trước khi tải dữ liệu, cần chuẩn hóa danh mục:

Thông tin công ty: tên, MST, địa chỉ để lên báo cáo.
Phòng ban: tạo cấu trúc tổ chức (Khối/Nhà máy/Xưởng/Tổ).
Nhân viên: Mã NV, Họ tên, Phòng ban, Chức vụ, Ngày vào, Trạng thái, Ca mặc định.

Cách thêm nhân viên:

Vào Danh mục nhân viên, Thêm mới, nhập thông tin cơ bản.
Nhập Mã thẻ (nếu có thẻ), sau đó đồng bộ tên/mã với máy.
Đăng ký vân tay trực tiếp trên máy chấm công (2–3 ngón/tay thuận tay không thuận).
Tải danh sách nhân viên từ máy về phần mềm để đối soát.

Tốt nhất mỗi nhân viên có 2–3 mẫu vân tay để tránh lỗi nhận dạng khi bẩn tay, ẩm tay hoặc vân mờ.

Màn hình thêm nhân viên mới trên phần mềm chấm công Wise Eye On39

Khai báo ca làm việc, lịch trình và quy tắc tính công

Ca làm việc quyết định cách phần mềm tính công, trễ sớm, tăng ca:

Ca hành chính: Ví dụ 08:00–17:00, nghỉ trưa 12:00–13:00.
Ca kíp: 06:00–14:00, 14:00–22:00, 22:00–06:00 (ca đêm).
Ca linh hoạt: dải giờ vào/ra cho phép.

Thiết lập ca:

Vào Danh mục ca, Thêm ca: giờ vào, giờ ra, nghỉ giữa ca.
Quy tắc làm tròn: trễ/đầu giờ, sớm/cuối giờ, làm tròn 5/10/15 phút.
Ca đêm: kích hoạt tính qua ngày, ngưỡng đổi ngày, thêm phụ cấp đêm nếu có.

Gán lịch trình:

Gán ca cố định theo tuần/tháng cho từng phòng ban/nhân viên.
Với sản xuất: dùng lịch ca xoay (A/B/C) theo chu kỳ.
Cho phép đăng ký ca làm việc linh hoạt theo phiếu/đơn.

Khai báo ca làm việc và lịch trình chấm công trong Wise Eye On 39

Tải dữ liệu chấm công và xử lý timesheet

Quy trình chuẩn:

Đồng bộ thời gian thiết bị với máy tính.
Tải dữ liệu chấm công theo khoảng thời gian (ví dụ từ 01–31).
Làm sạch dữ liệu: bỏ quẹt dư, ghép cặp vào/ra theo ca.
Xử lý trễ/sớm theo quy tắc, áp dụng công thức tăng ca, ca đêm.
Kiểm tra ngoại lệ: quên chấm, xin phép, công tác, bổ sung giờ.

Mẹo giảm sai lệch:

Khóa dữ liệu sau khi chốt công.
Cho phép phiếu bổ sung công có phê duyệt.
Kiểm tra thống kê số lần lỗi quên chấm để đào tạo lại quy định.

Xuất báo cáo chấm công ra Excel/PDF

Các báo cáo thường dùng:

Bảng chấm công theo ngày/nhân viên/phòng ban.
Tổng hợp đi trễ về sớm, số giờ tăng ca, làm đêm.
Bảng công chuẩn cho phòng kế toán tính lương.

Cách xuất:

Vào Báo cáo, chọn mẫu, lọc thời gian, phòng ban/nhân viên.
Xem trước, tùy chỉnh cột (nếu mẫu cho phép).
Xuất ra Excel/PDF, ký số lưu trữ hoặc gửi email nội bộ.

Xuất báo cáo chấm công theo ca ra Excel bằng Wise Eye On 39

Thiết lập mã công, tăng ca, nghỉ phép

Mã công: X (ngày làm), P (phép), L (ốm), CT (công tác), NB (nghỉ bù)…
Tăng ca: OT1.5, OT2.0, OT3.0, thiết lập khung giờ/điều kiện duyệt.
Công đêm: tính phụ cấp theo giờ 22:00–06:00 hoặc theo chính sách riêng.
Quy đổi sang ngày công/giờ công chuẩn để import vào phần mềm lương.

Quy trình khuyến nghị:

Chuẩn hóa danh mục mã công và mapping với payroll.
Áp dụng quy trình duyệt đơn (xin phép, tăng ca) trước khi chốt công.
Lưu dấu vết chỉnh sửa thời gian để kiểm soát tuân thủ.

Sao lưu, phân quyền, bảo mật dữ liệu

Sao lưu tự động: hằng ngày/tuần vào thư mục mạng/NAS/Cloud.
Phân quyền: tài khoản quản trị, nhân sự, giám sát, chỉ xem báo cáo.
Nhật ký hệ thống: theo dõi ai chỉnh sửa, thời điểm, nội dung.
Bảo mật: đặt mật khẩu mạnh cho SQL/ứng dụng, hạn chế truy cập từ xa.

Xử lý lỗi thường gặp và cách khắc phục nhanh

Lỗi không kết nối thiết bị:

Ping IP thiết bị: nếu time-out, kiểm tra dây mạng, nguồn, dải IP.
Tắt tường lửa Windows hoặc mở rule cho ứng dụng/port 4370.
Đúng Mã máy (Device ID), đúng Port, cùng subnet với PC.
Dùng cáp mạng trực tiếp để loại trừ lỗi switch.

Sơ đồ khắc phục lỗi không kết nối máy chấm công với phần mềm

Lỗi đồng bộ thời gian sai/nhảy ngày:

Đặt đúng múi giờ Windows, đồng bộ NTP.
Trong phần mềm: Đồng bộ thời gian xuống thiết bị định kỳ.

Không tải được tên/vân tay:

Kiểm tra dung lượng bộ nhớ máy, xóa user cũ dư thừa.
Cập nhật firmware máy chấm công nếu tương thích.

Bàn phím thiết bị bị khóa khi kết nối:

Tắt tính năng khóa bàn phím từ phần mềm (nếu có).
Khởi động lại thiết bị, rút nguồn 10–15 giây.
Kiểm tra cài đặt quyền quản trị trên phần mềm/thiết bị.

Lỗi Excel/Font khi xuất báo cáo:

Cài Vietnamese font Unicode, lưu file .xlsx (Office 2016+).
Đổi dấu phân cách thập phân phù hợp thiết lập Windows/Excel.

Lỗi bản quyền Err_103 (số đăng ký):

Kiểm tra lại Serial/Số đăng ký đúng phiên bản On 39/On39 Plus/V5.1.
Liên hệ nhà cung cấp để cấp lại số khi đổi máy/đổi ổ cứng.
Gỡ cài đặt, cài lại và đăng ký bằng tài khoản quản trị Windows.

Lỗi Err_103 khi đăng ký bản quyền Wise Eye On 39 và cách xử lý

Best practice triển khai cho doanh nghiệp

Chuẩn hóa ca/lịch trình trước khi nhập nhân viên.
Thiết lập quy tắc làm tròn, trễ/sớm phù hợp nội quy lao động.
Định kỳ 2–4 tuần vệ sinh mắt đọc vân tay, test tỷ lệ nhận dạng.
Đào tạo nhân viên mới về vị trí máy, cách chấm đúng quy định.
Khóa dữ liệu sau khi chốt công, sao lưu 2 bản (cục bộ và đám mây).

Checklist thiết lập nhanh trong 60 phút

Cài phần mềm + SQL, tạo cơ sở dữ liệu mới.
Khai báo thiết bị (IP/Port/Mã máy), kiểm tra kết nối.
Nhập thông tin công ty, tạo phòng ban, import danh sách nhân viên.
Khai báo ca và lịch trình cơ bản, gán cho phòng/nhân viên.
Tải dữ liệu mẫu 7 ngày, kiểm tra báo cáo trễ/sớm/OT.
Xuất báo cáo Excel, đối soát với kế toán/nhân sự.

Câu hỏi thường gặp

Có dùng chung cho nhiều máy chấm công không? Có, quản lý đa thiết bị/đa chi nhánh.
Có chạy trên Windows Server/Remote Desktop? Có, khuyến nghị quyền và bảo mật phù hợp.
Có tích hợp với phần mềm lương? Có thể xuất Excel theo mẫu hoặc dùng API/Import nếu nhà cung cấp hỗ trợ.
Có hỗ trợ ca đêm qua ngày? Có, cần bật tùy chọn tính qua ngày và ngưỡng đổi ngày trong ca.

Kết luận

Khi thiết lập đúng ca, lịch trình và quy tắc tính công, Wise Eye On 39 giúp doanh nghiệp tự động hóa chấm công, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian tổng hợp lương. Hãy bắt đầu từ cài đặt chuẩn, kết nối ổn định và quy trình chốt công rõ ràng để vận hành mượt mà lâu dài.